会議の負担は、会議中より前後にあります。議題が曖昧なまま集まり、終わったあとに議事録を書く。この前後を短くするだけで、同じ会議でも成果が変わります。本記事では、OpenAI Academy が示している「繰り返せる仕事の型を作る」考え方を参考に、会議の前後を整える手順を5つにまとめます。
会議の前後で起きていること
OpenAI Academy は、仕事でAIを使う人向けの学習のなかで、指示の出し方と結果の見直しを習慣にすること、そして繰り返せる仕事の流れを作ることを勧めています。単発で便利に使うのではなく、毎回同じ手順で回す形にする、という考え方です。
会議は、この考え方に向いている業務です。毎週同じ曜日に、同じような準備と記録が発生するからです。型にすれば、考える時間を中身に回せます。
手順1：会議を3つの場面に分ける
準備、進行、記録の3つに分けます。それぞれで必要な情報が違うため、1つの依頼にまとめると薄くなります。まずは準備と記録の2つから始め、進行は人が担うのが現実的です。
手順2：議題を「決めたいこと」で書く
議題を「売上について」と書くと、話が広がって終わりません。「今期の重点顧客を3社決める」のように、決めたいことを書きます。AIに議題案を作らせる場合は、前回の議事録と今回の目的を渡し、決定事項の形で出させてください。
手順3：メモは項目だけ残す
会議中のメモは、文章にせず、決定、保留、宿題、懸念の4項目だけを箇条書きにします。文章で書くと、あとで要約する手間が増えます。項目で残せば、そのままAIに渡せます。
発言者名を必ず添えてください。誰が言ったかが抜けると、あとで確認が必要になります。用語の意味が曖昧なまま残った場合は、LLMの項目などで基礎を確認しておくと、整理が速くなります。
手順4：議事録は3つの見出しで作る
| 見出し | 書くこと |
|---|---|
| 決まったこと | 決定内容と、決めた人 |
| 決まらなかったこと | 論点と、次に決める場 |
| 宿題 | 作業、担当、期限 |
この3つがあれば、会議に出ていない人も状況を追えます。逆に、話の流れを時系列で書いた議事録は、読まれません。AIに渡すときも、この3見出しで出すよう指定します。
手順5：宿題を次の議題に変換する
宿題は、担当と期限だけで終わらせず、次回の議題の候補にします。「A社の見積もりを次回までに」は、次回の「A社の見積もり方針を決める」になります。この変換をしておくと、会議が空回りしません。
型として残す
うまく回った依頼文は、そのまま保存します。「議題案を作る」「議事録を3見出しで作る」「宿題を次回議題に変換する」の3つです。はじめての方はチュートリアル「はじめての LLM 活用」で依頼の組み立て方を確認すると、型を作りやすくなります。
よくある質問（FAQ）
Q. 会議の録音をそのまま渡してもよいですか？
A. 参加者の同意が前提です。社外の人がいる会議では、録音と共有の可否を先に確認してください。同意が取れない場合は、メモの項目だけを渡します。
Q. 議事録の文体が毎回変わります。
A. 3つの見出しと、箇条書きの数を指定してください。「決定は3行以内、宿題は表」のように形を決めると安定します。
Q. 会議が多すぎて追いつきません。
A. 型を作る対象を、週次の定例会議1つに絞ってください。1つが回り始めると、他の会議にも同じ形を流用できます。
あわせて使いたいツール
本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。
編集部の見解
会議で効果が出るのは、議事録の自動化より議題の書き方です。当編集部では、議題が「決めたいこと」の形になっていない会議は、開いても決まらないと考えています。AIに任せる前に、そこを直してください。
my-best.ai 編集部
出典：OpenAI Academy（要約して紹介しています）
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